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酒店会议室会场布置程序
来源: 发布时间:2014年02月23日 点击数: 收藏文章

布置会议场地,应考虑会议性质及与会多少


例如在提供信息会议里,倘若数众多,则以不设桌子戏院式安排或是设桌子教室式安排较为理


在解决问题会议里,假如数不多,则最理安排是让每位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每跟其进行多项沟通。


再如在培训会议里,如数不多,则可令与会者坐在马蹄型桌子外圈,这样不但便于与会者与主席之间沟通,而且也便于与会者跟与会者之间交流。


但若数众多,则是将与会者分成若干小组,每小组各聚在同桌子周围。这种安排处在于方便分组讨论及综合讨论。


会议室会场布置程序


会前


1、查看会议通知单


会议时间会议地点、公司名称、会议联系、客数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单


2、布置会场


1)根据客布置会场


常见会场分为:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。


2)根据客准备会议设施及工具


常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。


3)会议摆台


①桌子摆放、椅子摆放


②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯


③摆放求:会议桌椅横竖条线;信纸横竖条线;水杯横竖条线


4)横幅摆放及签摆放


3、会前检查


5)会议桌椅及台面检查


①桌椅摆放是否符合标准


②纸、笔、水摆放是否符合标准


会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁


6)会议设备检查


①提前半小时开启会议有关区域照明设备,确保全部正常使用。


②提前半小时开启会议有关区域空调,保持20左右


③提前半小时调试会议使用音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用,如有故障及时通知动力部进行修理。


7)工作台检查


①复核会议通知单所有


②检查工作台里茶包、水壶、开水是否充足


8)卫生检查


①清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。


②清洁会议仪器、设备污迹和浮灰。


9)其检查


①检查横幅摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。


②检查签台“签处”、“请赐名片”标牌,签摆放是否标准、正确、


③检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。


10)安排


会议服务员提前半小时站立门口,迎接客


②音响控制员提前半小时达音响室做准备,播放背景音乐。


会中


4、了解会议安排


负责会议员主动和举办会议负责联系,了解会议议程,便于安排员工进行配合。


5、迎接客


1)负责会议服务员工在会议室门口迎接客


2)迎接客注意事项:


挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面微笑;当客达时,主动向客打招呼,问候客


3)引客入位:


当客达时,引导客坐上自己位置,尤其是VIP客,为客拉椅协助客入座。


6、会议期间服务


7、会议进行期间,服务员在会场当班,不能脱岗或自行做私事。如有急事须向领班或领班以上员报告。


8、为客添加茶水:


入座后,应及时为客杯茶,俗称“迎客茶”。般每隔15-20分钟添加次茶水。


3) 随时注意所有会议设备运作情况,发现故障立即采取有关措施。如无法解决通知动力部协助解决


9、由会议服务员打出会议帐单,询问前台是否挂账,有效签单姓名。


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