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云南会议服务
来源:云南旅游网 发布时间:2011年03月01日 点击数: 收藏文章

 

云南会议服务详细内容 : 
 
云南会议服务预算
 
会议及展览预算不是概念。通常而言,会议预算包括以下方面:
 
1、交通费用
 
交通费用可以细分为:
 
(1)、出发地至会务地交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目地车站、机场、码头至住宿交通
(2)、会议期间交通费用——是会务地交通费用,包括住宿地至会所交通、会所餐饮地点交通、会所商务交际场地交通商务考察交通以及其与会员可能使用预定交通
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用
2、会议室/厅费用
具体可细分为:
(1)、会议场地租金——通常而言,场地租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性装饰物、展架等,加装非主席台发言线路时也可能另外预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用是租赁特殊设备,如投影仪、笔记电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常支付使用保证金,租赁费用中包括设备技术支持与维护费用值得注意是,在租赁时应对设备各类功效参数作出具体求(通常可向专业会议服务公司咨询,以便获得最适宜性价比),否则可能影响会议进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊求,可以与专业会议服务商协商。
(4)、其支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持话,其成费用可能比市场行价高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项求,并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿费用应该非常理解——值得注意只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是另外加收政府税金。对于会议而言,住宿费可能是开支之。找专业会展服务商通常能获得较折扣。
正常住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放服务项目有关——譬如客房内长途通讯、洗换、迷你吧酒水、次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放服务项目及范围。
 
4、餐饮费用
 
会议餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程会议
(1)、早餐
早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用数计算即可(但考虑会议就餐特殊性及原材料预备,所以预计就餐数不得与实际就餐数相差15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐数结算——而改为按预定数收取费用
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基属于正餐,可以采取数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取定数量服务费用
(3)、酒水及服务费
通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外酒水消费,如果可以外酒水消费,餐厅通常加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基消费水准基础上加收15%左右服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用上是按数预算,预算时可提出不同时段茶歇食物、饮料组合。承办者告知茶歇价格通常包含服务费用,如果主办方非程序服务,可能而外预算
 
。通常情况下,茶歇种类可分为西式与中式两种——西式基上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会预算可能比单独宴会复杂,宴会只设定餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会预算设计场地与节目支持,其预算可能比较时间确认:
 
6、视听设备
 
除非在室外进行,否则视听设备费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备预算就比较复杂,包括:
●设备租赁费用,通常按计算
●设备运输、安装调试及控制技术员支持费用,可让会展服务商代理
●音源——是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自,也可委托代理
 
c、演员及节目
 
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难及参与数正相关。在适宜地点如果有固定演出,那预算就很简单,与观看表演数正相关——专场或包场除外。
d、其——点心、水果及调制色酒
 
5、杂费
 
杂费是指会展过程中些临时性安排产生费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。 
那么,展览预算与会议预算相比有什么不同呢?
 
展览预算与会议预算有相同地方,也有不同地方——
相同地方住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划话)。
不同地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁:如果展览在固定展览场地进行,那么展览场地租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地流集中及展览时间(是否重假日等)有关
 
■邀请
 
不管什么会议或者展览,主办者当然希望适宜对象(客户)参加。作为主办者,邀请方式非常重。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3程序。
信息发布——媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、议程及安排费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加意义及对会展期望。
回执——对于主办者说,回执是对会展企划活动成功与否判定标志之。回执收后,通常统计(在这之前,提醒是回执单设计非常重,应当是合理且圆满,应当包括如下信息——明确数、职务、性别、联系方式、预计达目时间、迎送求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下就是资源分配——是展位与酒店住宿安排,回执确认即确认通知可以在这切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执注意是,如果会展课题允许,应该考虑参与者特殊求,譬如家属、随行员、保健求、交通代理、饮食习惯、住宿求等,如果回执清楚,那么对会展有序安排会起很大帮助。
确认通知——如果会务费用确认或者有其方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出应该还有会展确切地点、时间、议程、签程序
 
■签与入住安排
 
如果是小型商务会议,签相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签就是项复杂工作。
通常情况下,会议住宿安排连在起。大型会议如果过程不出现混乱,流程及准备——回执统计表、签表格、引导及协助员、住宿宾馆准确房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签般情况下,签服务应该不少于6——工作时间应该根据会展参与员抵达时间合理分配。
如果事先将回执项目设计得很周全,对于签及入住安排有很大帮助。
 
■餐饮安排
 
般而言,展览不统安排餐饮(特邀嘉宾或者重客户除外),会议通常统安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
安排餐饮会议,对于成控制非常重自助般可以发餐券控制(很多酒店对于自助开设有就餐最低求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行员、家属,特殊求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议时候。围桌式餐饮安排考虑问题有:开餐时间、每桌数、入餐凭证、同桌者安排特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。提醒是,会议前期考察时注意餐厅及用具卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够数那桌开席做法,以保证就餐者权益。
 
■交际/酒会
 
交际/酒会细心策划。酒会是加强公共关系及客户感情联谊,所以氛围分重
交际/酒会通常在环境相对封闭且有特色地方举行。涉及环节有:乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、气预报、第方案、电器技师、保安员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务员等。
重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
由于酒会规模及目不同,没有完整标准酒会模式,只能借鉴些已经举办过酒会实例。
 
新闻发布会
 
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。说,酒会更自由、随意些,非正式些,气氛也相对轻松些,可以单独召开,也可以附属于其形式,比如,有在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会般是专题性,以“答记者问”为特色。另外,新闻发布会由公关负责执行即可,而记者招待会般有更高层次官员出席。在这些形式中,最为常见新闻发布会。
 
新闻发布会素:
 
●目
信息发布目标受众
●拟邀请对象
●发布会规模
 
新闻发布会涉及事情大同小异,说,包括这大部分:
 
1、活动策划与主题确定
2、节目策划与议程安排
3、资料准备
4、与会员邀请、沟通与确定
5、时间、场地落实与场景布置
6、产品展示、演示与信息发布
7、现场气氛控制
 
、清楚发布会所达成目标,发布会类型,以确定其规格、方向和基风格。大体上,新闻发布会可以分为如下类别,而且风格也基沿用下述套路:
 
1、政治性——严肃感
2、高科技产品类——正规中有活泼
3、农业类别——亲切、环保
4、文化类别——文化感、历史
5、般工业品——科技感、品质
6、娱乐类——活泼,前卫
7、时尚产品——经典中有时代气息
8、工艺品类——经典、古拙
9、其类别——相应风格
 
、成立筹委会,组织相关员,确定组织、员保障。
 
发布会牵涉方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭己之力,殊难完成。
 
建立组织原则:是“专业原则”,专业做专业事,知善任。比如,经销商沟通,市场销售部门是对口部门。其中,专家、官员沟通公关负责、企业高层出面,不另设组。新闻沟通与资料准备都是公关部门专业特长,故新闻沟通也不另设组;是“平衡原则”,因事设组,每工作量相对平衡;是“分工原则”,分工应该明确,职责分明,以防止互相推委现象,另外,隶属分工和横向协作都明确;是“扁平原则”,般在大型活动中有多层次“金字塔”结构,但在中型活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,员不太多,精干、高效为是“制原则”,尽管是临时性组织,但旦加入组织机构,员就应受规章制约束。
 
发布会通常牵涉部门,说,公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任职务。公司高层,甚至于最高领导会有些讲话和表态。在整活动中,相关部门工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各部门理解和支持很重
 
筹办新闻发布会,牵扯精力和时间比较多,条件许可话,应该请专业公司代理。
 
、确定时间、流程与目标管理,并做反馈、调整。
 
时间控制,般以时间表(倒计时)方式表现。注意安排时间合理,同时留有余地,说,前面时间、进安排得紧凑些,保证后面有时间调整、完善。
 
活动是系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间相互衔接、协调和配合关系及其有机组合过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定数,数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调对于整活动部分有着清晰认识,便于找出工作关键点、重点、难点,般以程序框图表现。
 
、活动策划、确定活动主题。
 
活动策划包括如下内容:
 
1、会议议程策划安排大多数发布会整过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是正式会议,但可以做得更活跃些,尤其是会议开幕。
会议议程安排时,注意紧凑、连贯,实践看,般控制在小时为宜。特别是发言时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟20分钟之间比较合适
 
2、主题策划发布会主题,可以有多种取法,常见是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,也有主题,下面为正题,也有两者结合。
 
另外,按照国家新闻出版有关部门规定,凡是主题中有“新闻”字样发布会,须经国家新闻出版部门审批。说,实践中,很多企业略新闻”字样,采用其称法。
确定参会员是项很重工作,也是变化较多因素,而变化将影响发布会规格与规模,进而影响发布会因素。比如,重出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制“关键点”,宜重点抓。
 
参会选择上,服务发布内容原则,选择相关性强员参加。说,官员都选择讲话较有物,而专家则是在该领域有建树或名气大
新闻记者则是发布会重头,说,先造拟邀请名单,提前时间发出邀请函,然后电话落实。时间较突然新闻事件可以采用电话和传真方式。落实后做分类统计工作。
、拟定活动策划案和具体操作方案
活动策划案是指导整活动战略、战术文,供策划活动用。说,会议核心成员才提供。
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整活动具体操作,比较详细具体步,甚至具体胸卡内容,时间具体分钟。会议
新闻通稿及相关资料准备提供给媒体资料,般以广告手提袋或文件袋形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为:
 
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司/组织宣传册
5、有关图片
6、纪念品(或纪念品领用券)
7、企业新闻负责名片(新闻发布后进步采访、新闻发表后寄达联络)
 
新闻通稿包括如下:
 
1、消息稿。字数较短,般在1000字以内,发布起快,有媒体在发布会结束不小时就已经出版。
2、通讯稿。篇幅较长,内容充实,般是分析,重点报道。消息不能讲清楚背景等问题可以进行详细阐述。消息般是篇即可,通讯稿则可以不同角提供多篇,也可以以答记者问形式表现。
3、背景材料。
4、图片资料。
以上资料般以书面形式提供,也可以另外附电脑光盘、软盘形式。
5、重发言。对新闻记者有用发言稿。比如,企业最高负责发言,技术、营销分管领导发言等,有些有新闻价值代表发言也可以列入新闻记者资料中,但是以对记者报道有益为标准。
6、公司或组织宣传册。
7、参会重物、知名士材料。
 
时间选择与场地落实、现场布置。
 
时间选择新闻策划中是种艺术,发布时机选择不同,效果迥异。
企业发布会有时避开重大事件、会议,比如“两会期间”版面较紧张,记者也大多有安排时间上不能保证。有时则趋近于某些时机,比如相关性大时候,起借势效果。
另外,在时间上,选择们容易记起日子,如节日,初、末,也避开些禁忌日。如果是星期星期或其节假日,可以考虑在下午进行。
场地选择上,般综合考虑以下点:
 
、是品位与风格。
 
场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见。因为各方面配套些。
酒店有不同星级此次发布会看,选择星级星级是可以
另外,非正式会议,或离自然、健康较近产品属性,可以选择避暑山庄等地召开。
酒店也有不同风格,不同定位,选择酒店风格注意与发布会内容相统
 
、是实用性与经济性。
 
会议厅容纳数?主席台大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关服务如何住宿、酒品、食物、饮料提供?价是否合理?有没有空间浪费?等等,这些考虑。
 
、是方便性。
 
媒体、重远近,交通是否便利,泊车是否方便?
 
现场布置包括:
 
1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。
2、酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各酒店有所不同,有允许,有不允许。
3、席位摆放。
摆放方式:发布会般是主席台加下面课桌式摆放,有非正式、讨论性质会议是圆桌摆放式。注意确定主席台员。不过,现在很多会议采用主席台只有主持位和发言席,贵宾坐于下面方式。
摆放原则:“职位高者靠前靠中,自己靠边靠后”。
注意席位预留,般在后面会准备些无桌子坐席。
4、相关设备在发布会前反复调试,保证不出故障。
5、签与迎接:般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,酒店有这项服务。
 
事先可请礼仪小姐迎宾。会议求与会者留下名片,准备“请赐名片”盒。
 
、现场控制。
 
现场控制是体现总协调应变能力环,事实上,协调会将工作做在前面:首先是预防变数发生。比如平时做些培训,事前做些排练。实践看,现场突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上疏忽。应该重点重视这些方面;其次,在事前准备备选方案;再次,注意积累现场灵活应变处理技巧。
 
对于前官员、经销商陪同和沟通,对于前记者,应该视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者挖掘新闻般不宜转告
 
在气氛控制上,总协调处于平衡“重心”上,气氛轻松活泼,与会者心情也会舒畅。另外因素是主持,如果是自己主持则会些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,提前安排些事情,事先与主持充分沟通,让()对整会议风格有大致了解与把握。
 
在产品演示讲解过程中,可以用些现代科技手段,结合做示意图、维图形、录相、幻灯片等,以助与会者理解。
 
答记者问上,说,由位主答负责回答,时,如涉及专业性强问题,由辅助。
在国内,大多数记者不会提恶意刁难问题,有时连善意刁难问题都少涉及,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握广,是记者站在大众立场提出争议点、重点、难点和大众关心“点”,更有助于传播。
 
发布会前般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得意见,尤其是主答和辅助答问者取得共识。
在发布会过程中,对于记者提问应该认真作答,对于无关或过长提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及企业秘密问题,有可以直接、礼貌地告诉是企业机密,说,记者也可以理解,有则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”方式。对于复杂而大量解释问题,可以先简单答出点,邀请其在会后探讨。
 
会议应有正式结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持通知时间与地点。
 
发布会后,宴会前,般在贵宾室安排更深入采访。
  
■研讨会议
 
研讨型会议通常专业性较强,参与数不是很多,除非是行业标准讨论,般不会超过100。这类研讨会关键点是会场及地点选择
会场——除般性主会场外,通常些小型会所以便分组讨论。主会场布置除保留主持外,其座位应当体现平等精神,发言用麦克风应该座位都有——除非数小于15
关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密地点,能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲团队精神训练、场景变换、交通相对方便等求。
 
■培训会议
 
培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除有研讨性质外,更多是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地求相对较高——除了封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能话还应该有高品质休闲放松场地。培训会议关键点:场地、培训设施及培训师。
 
■社团会议
 
社团会议通常为纯会议,往往发布些宣言或者决议之类书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算时候应当考虑新闻传媒成——包括记者邀请、交通住宿及餐饮安排等。
 
■公益性/技术性论坛
 
此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议特点,所以会议场所选择非常重,基求是可以分割或者主会场附小会场,对会议设施求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能求提供。此外,如果会议主办地会场不能满足种分割求,那么会务交通就成为重点考虑内容。
 
■订货交流会议
 
此类会议实际上兼有展览性质,因此会场求相对特别。理场地应该是专门展览馆或者会展中心商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务酒店。组织或者代理此类会议关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。
 
■秘书服务
 
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司随时服务准备很有。代理公司与主办方之间最后服务费用核算将通过双方指定联络互相签单认可,由双方财务或者相关员核定。
 
■茶歇
 
茶歇对于大型会议而言可能不,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶歇是很重。茶歇定义就是为会间休息兼气氛调节而设置小型简易茶话会,当然提供饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。
 
通常茶歇准备包括点心求、饮品求、摆饰求、服务及茶歇开放时间求等等,般不同时段可以更换不同饮品、点心组合。大致上茶歇分类是中式与西式。中式饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品般包括各式咖啡、矿泉水、低酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,有还有中式糕点。
 
■翻译
 
可能有认为翻译只是传声筒,是工具,所以会议翻译安排就如同其道具那样很简单,只 “采购”就可以了。其实,翻译是工具不假,但翻译是特殊工具,是担负思传递具有思维方式(有时候还是会谈僵局润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译,特别是临时聘请翻译值得认真对待。
很多所谓翻译不是通才(换言之,除翻译者身已经掌握知识外,可能对其领域连概念都没有),而会议涉及专业术语往往很多,而且通常是很生僻单词或者组合词,因此提前沟通。再者,应当告诉翻译发言者通常语速,有条件可以把以往映像资料交给翻译,让其熟悉下,并告诉翻译会议大致研讨或者涉及内容。当然为了商业秘密不外泻,对翻译约束是应该——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密翻译不得对外界透露,在此期间内雇用方有权求翻译保密,并有权求翻译赔偿由于泄密而损失。
 
■车辆调
 
国际会议、行业重会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常数较多,身较高,如果在主办者所在地,车辆调可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调值得研究。通常,异地举办会议上委托当地专业机构代理,车辆调涉及主办者与代理方沟通,还涉及会议举办地车源问题。对于主办方,通常只提出用车求及安排求,而代理公司考虑时间安排预定合理车辆数量、行走时间线路等等。因此,主办方应该提前告诉代理方相对准确与会者抵达时间数、此时间段内抵达客及车辆使用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取弥补措施及愿意为此承担代价。
 
■健康保障
 
般情形下,健康保障不列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加会议,那么健康保障就应该纳入会议企划内。内容包括举办地医疗信息收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备改造等等。
 
■保险知识
 
组织展览办理保险。展览会组织者般不负责展出者展品丢失、损坏和伤亡事故,以及在展台内发生者伤亡事故。因此,展出者自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输,还涉及展台员、参观者等。 
 
展览涉及险种比多,包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、身伤害险、公众责任险、身事故险、财产丢失险、医疗保险等,名目繁多,比较冷僻险种有展览会附属研讨会发言未出场险。但是,展出者没有投保所有险种,根据规定和选择险种投保。基险包括展品、运输、身、第有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了强制保险求,这些规定应予以执行。此外,展出者可以根据自己实际办理其险种。对于展出者,投保险以及办理投保注意事项如下:展品和道具险,保期包括运输和展览会过程。投保险种有展品盗窃险、道具火险等。
 
运输险,为安排展品在动输和展览过程中保险。在展品发运并取得提单后,按清册价办理保险手续般办理切险,并取得保险单。保险期货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其险种根据强制保险求以及实际具体情况决定,比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失,应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证,则求责任方写证明书。受损方填写受损报告书,连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期般为年。 
 
者责任险,为防止施工期间施工事故、防止参观期间参观者意外伤害,比如展架倒塌压伤参观者,应在展览施工和展出期间投保第者责任险。 
 
展出员险,包括医保险、身事故险、财产丢失险等。比如,飞机目前还未能达百分之百安全,因此,有些展出者为其展台员办理乘坐飞机身险。这是在飞机票价保险之外加办保险,万出现事故,事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。 
 
保险应当是展览业士所掌握业务,大部分展览保险是展出者概括成运输、施工等规定条款听取保险公司建议安排。展出者般可以使用有长期关系保险公司。如果展览会所在地有规定须使用指定保险公司,在了解清楚后按规定办。展览会组织者通常会推荐可靠保险公司。有些专业展览保险公司可以提供揽子展览保险。 
 
如果展出者办有长年保险,可以不再专门为展览办理保险。只将展览保险纳入长年保险范围之内既可,保险公司可能不会增加保险金。如果是集体展出组织者投保,如果有长业务关系,保险公司也可以提供优惠标准。 
 
集体展出组织者般不会承担保险费用,但是往往会统办理保险。集体办理保险可以省参展者精力,费用均摊标准也会低些。 
保险最重单证是受保险单。其可能使用单证有受损报告书。
 
■礼仪与迎送
 
对于会议而言,礼仪显得温馨。礼仪工作般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。
值得注意是礼仪文化素质及外语基技能考察,而不能简单看形体决定是否聘请,另外点就是礼仪性是否符合工作求。
各种主题会议对礼仪求不样,学术性会议、政府性质会议求模特着装比较素雅,不能抢了专家及政府形象,而销售类会展模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业或产品品质形象致。
 
■展览礼仪企划
 
展览会以其独具专业性、针对性特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户,展示自己工具。与次同时种新礼仪文化随之诞生,既展览礼仪。展览礼仪最早形成于40年代法国巴黎次展览会,之后在70年代形成规模,并逐步向专业化、正规化发展,80年代末90年代初,展览礼仪在我国也逐步发展起。 
礼仪企划既是通过专业策划公司精心策划,为参加展览会公司提供最完美参展活动设计方案包括硬件展位、展台布置,以及与之配合各种声、光、电效果;软件宣传促销活动、展览礼仪模特培训及包装等,使公司优势最大限地表现出公司参加展览会无非是提高公司知名,吸引客户,洽谈合作,在客户心目中树立自己品牌形象。但是这些前提条件须是:先把尽可能多吸引过。参展企业通常把这任务交给展览礼仪企划公司做。 
 
如何进行展览礼仪策划,使企业在万商云集中能枝独秀呢? 
 
1、了解展览会类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位周边环境及竞争对手情况;
2、通过所掌握资料进行整礼仪活动创意策划。例如影视效果、解说效果、配音效果等等;
3、根据展示风格,选择礼仪小姐是活泼开朗型、小巧玲珑型还是现代表演型模特;
4、根据选择模特进行服装设计制作,展览服装求新奇悦目,可按创意分为稳重型和明快型。总之能充分表现企业特色
5、根据创意将模特进行分工,例如:解说员、演员、展示员、接待员进行员培训;
6、展览期间礼仪企划公司管理及礼仪小姐发挥也对展览成功有着很大影响。 1996年中国国际汽车展中,世界名车云集,盛况空前,取得极大成功。在成功背后,展览会中礼仪企划功不可灭。奔驰、宝马、田、菱等名车不仅在展台设计、技术专业员上花了大力气,更在礼仪策划、选择培训,服装选择等方面下了功夫。当我们走进展览会,田小姐嗓音清澈解说,让赞叹不已;福特小姐现场表演让流连忘返,精美展台、高雅小姐,更显示出汽车名牌。这些展览礼仪小姐与汽车品牌、车型、风格、特点巧妙融合,相得益彰,体现出展览礼仪企划精细和独具匠心。伴随汽车轰动效应,展览礼仪企划更加受重视。
 
模特,时装表演,而对展览模特了解却较为浅淡。们通常认为,展览模特不就是请位漂亮小姐,站在那里发资料吗?这里仅说对了点,漂亮小姐发资料是为了推广企业形象,但这些还远远不够,单单是漂亮小姐还不能胜任展览礼仪模特,展览礼仪模特还具备良公关素质。如:应变能力,动听声音,流利解说能力,服装模特表现能力,丰富礼仪常识等。有企业认为公司专业技术员,完全可以应付,就可不礼仪企划——不错,技术员可以应付技术问题,可是技术员很难在短时间内吸引客户视线,除非技术员有着模特般气质与形象。
 
关于礼仪小姐及礼仪企划在展览上运用,可以举例子:在中国国际展览中心国际制冷展上,美国“TRAE”公司凭着出色展览设计及礼仪模特企划,获得了极大成功——们纷纷被“TRAE”独特展示设计所吸引。在亮丽背景幕布上,悬挂着张巨幅风景画,象征着“TRAE”公司为改善生存环境而奋斗目标。在展台上,两位美丽动小姐着微笑和宾合影,位专业摄影师用次成像相机把这幕变成永恒。短短,大约4,000自己与“TRAE”小姐合影照片。“TRAE”公司成功展览礼仪企划,时被传为佳话。
 
■展台员训练
 
为了保证良展出效率和效果,在配备展台员之后,须对们进行培训。不论是临时雇佣还是固定工作员包括公司高级员都应当接受培训。培训是使展台员了解展出目,掌握展台工作技巧,培养合作及集体精神。
 
如果条件许可就安排比较正规培训,至少在开幕前进行简单工作交代和技术指导。培训工作可以在选定展台员后即着手进行。比较正规培训形式包括筹备会或培训班,时间可以是半至两,但地点专门安排尽量使用教学辅助工具,比如投影仪、讲义等。培训方法尽量正规,越正规,越显示组织者重视,培训效果也就越。若有负责参加展览,也应参加训练,这对提高训练效果有利。
培训内容有系统,培训材料编印成套。欧美些国家展览行业协会、展览研究机构、展览咨询公司安排专门展览培训,有专门展台工作培训教材、录像等,可以购参考使用。培训教材应该标明秘密程,培训内容和步骤可以分为部分:
 
1、情况介绍。包括介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍是使展台员熟悉展出背景、环境和条件。
 
●首先相互自我介绍,培训者和接受培训者自我介绍,不仅介绍姓名、工作,还介绍在展览方面知识和经验
●展出介绍,包括展览会和展台情况。展览会情况,包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等,展台情况包括展出意图、展出目、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作整体安排等。
●展出活动介绍,包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等,并对展台员提出相应工作求。展品介绍详细介绍项展品,其性能、数据、用法、用途等。市场介绍,包括销售规模、销售渠道、规章制、特点习惯和销售价格等。
 
2、工作安排。向展台员布置展台工作,并提出求和标准,须使展台上知道、理解展出目;布置展台工作,包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等,进行分工,提出求;管理安排,包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等;行政安排,包括展台宿、膳、行、日程等安排。展出是为了成交,展台工作准备就是围绕此开展,包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。
3、技术训练。训练展台接待和推销技巧。展台工作与其环境下工作有所不同,即使是有经验推销员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统培训资料。另外,如果可能,培养展台员认真工作态、协作精神和集体感。
 
■秩序维护
 
对于会议或展览而言,无不希望有良秩序。小型会议(特别是企业或者)会议秩序基不用控制,但大型会议及展览,秩序控制就显得很重
 
大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制,如果保密,代表证可以特制,印制有代表数码身照片,会场入口设立保安;
 
展览控制比较复杂,因为展览主办者关注和展商关注不是同目标。展览主办方控制秩序,而展商信息最大化以及信息获取便利性。有些展览附有展中会,还有有技术交流或者论坛性质,所以通常会对所有展商或者参展员进行身及级别分类,以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关展商干扰。控制手段有条形码参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化需求,现在国外开始引入电子名片管理。
 
■资料快速收集利器——电子名片 
 
传统展会上,少不了是满名片,参展商在每展会结束后总花上小时整理名片。取代这些繁琐,可以使用电子名片。
 
所谓电子名片,通常用磁卡或条形码材料制作——可以说是为参展商和参观者特制参展证。
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